Ausweis der 1% Regel bei Firmenwagen in der BWA

Die 1%-Regel bei der Bereitstellung eines auch privat genutzten Firmenwagens durch den Arbeitgeber führt zu einem Ausweis in der BWA-Position „Sonstige betriebliche Erträge“. Wie schon der Name zeigt, ist diese BWA-Position ein kleines Sammelsurium an unterschiedlichen Erträgen, Wertzuwächse verschiedenster Art also. Erträge, die ihrem Charakter nach sehr unterschiedlich sein können, aber eines gemeinsam haben: Sie sind keine Umsatzerlöse (Grundsätzliches zu dieser BWA-Zeile im vorigen Blog).

Ein solcher typischer Ertrag ist der Ausweis der Aufwendungen im Rahmen der 1%-Regel für einen auch privat genutzten Firmenwagens. Dieser gilt als unentgeltliche Sachleistung im Rahmen von Löhnen und Gehältern. Aber wieso ist das ein Ertrag? Schließlich handelt es sich bei den Kosten für das Fahrzeug um Aufwendungen, nicht um Erträge?

Sachverhalt bei Firmenwagen

Das erklärt sich so: Zusätzlich zum Lohn bekommen Beschäftigte ein Fahrzeug vom Unternehmen  gestellt. Das heißt, alle Kosten übernimmt das Unternehmen, Abschreibungen oder Leasingraten, TÜV, Reifenwechsel, Sprit, Versicherung etc. pp., und das KFZ darf auch privat genutzt werden. Damit bekommt es einen Entlohnungscharakter.

Deshalb ist das KFZ (richtiger: die Erlaubnis, das KFZ auch privat nutzen zu dürfen) ein Lohn- oder Gehaltsbestandteil, also eine Vergütung, die Beschäftige zusätzlich zum eigentlichen Entgelt bekommen. Wie das „normale“ Gehalt auch, muss dieser Gehaltsbestandteil versteuert werden und wird auch der Sozialversicherungspflicht unterworfen. 

Verdient jemand 3.000 € und bekommt zusätzlich ein Fahrzeug, das einen Sachleistungswert von 300 € hat, liegt der Gesamtverdienst bei 3.300 €, dies ist die Basis der Steuer- und SV-Abzüge.

WICHTIGER HINWEIS: Es gibt auch einen Umsatzsteueranteil dabei, UST ist in diesem Blog aber kein Thema, deshalb wird hier das betriebswirtschaftlich Prinzip der 1% Regelung unter Auslassung der UST erläutert. Wer sich umsatzsteuerlich einarbeiten will, findet bei Haufe die passenden Informationen zur UST.

Ermittlung des Sachwerts für Firmenwagen mit der 1% Regel

Wie kommt man zu dem Wert von 300 €? Hier greift ein Vereinfachungsverfahren: Man nimmt 1% des Neupreises gemäß Listenpreis des Herstellers und unterstellt, dass dies der Wert der Sachleistung sei, die dem „normalen“ Gehalt zuzurechnen ist – und zwar monatlich! Bei einem Betrag von 300 € hätte der Listenpreis also 30.000 € betragen. Diese Vereinfachung nennt man die 1% Regel bei Firmenwagen.

Diesen Wert bucht das Unternehmen im Rahmen der Berechnung der Löhne und Gehälter als Personalaufwand ein, denn dies muss als Lohn- oder Gehaltsanteil erfasst werden, damit die Basis für Lohn- und Einkommenssteuer richtig berechnet wird. Die Aufwendungen für Löhne und Gehälter steigen damit monatlich um 300 € und mindern in dieser Höhe den Gewinn. 

Jetzt kommt der Clou: Die eigentlichen Aufwendungen für das Fahrzeug, die erwähnten Positionen  (Abschreibungen oder Leasingraten, TÜV, Reifenwechsel, Sprit, Versicherung etc. pp.) werden ja separat ebenfalls in der Buchhaltung gebucht. Somit sind die Aufwendungen doppelt im System: Einmal die tatsächlichen Aufwendungen, dann die pauschal angenommenen Gehaltsaufwendungen in Höhe von 1% des Listenpreises. 

Vermeidung  überhöhter Aufwendungen für den Firmenwagen

Diese doppelte Erfassung muss ausgeglichen werden (sonst wird das Ergebnis insgesamt zu schlecht ausgewiesen) und dies geschieht, indem die Gegenbuchung des pauschalen Lohn- oder Gehaltsaufwands in „Sonstige betriebliche Erträge“ erfolgt. Der Buchungssatz lautet vereinfacht „Lohn- oder Gehaltsaufwand an Sonstige betriebliche Erträge“, im Prinzip also „Aufwand an Ertrag“. Damit wird der zusätzliche Aufwand im Personalbereich sofort durch eine Ertragsbuchung ausgeglichen und insgesamt ist die Wirkung somit erfolgsneutral.

(In der Realität erfolgt die Buchungstechnik noch über Verrechnungskonten, aber im Ergebnis stellt der Buchungssatz dar, was schlussendlich passiert).

Damit wird insgesamt, unterm Strich, die Gewinnwirkung der 1% Regel bei Firmenwagen in der BWA wieder auf den Cent genau aufgehoben und nur die tatsächlichen Aufwendungen für das Fahrzeug bleiben gewinnmindernd im System (Abschreibungen oder Leasingraten, den TÜV, Reifenwechsel, Sprit, Versicherung etc. pp.).

Die Eingangsfrage, weshalb Aufwendungen für einen Firmenwagen denn Erträge sein können, ist damit beantwortet: An sich sind es natürlich keine Erträge. Weil man aber im Personalbereich eine Pauschale als Aufwand zusätzlich angesetzt hatte, musste dieser Wert als Ertrag wieder gegengebucht werden – formal wirkt das dann, als sei ein KFZ-Aufwand ein Ertrag, wenn man nur diese BWA-Zeile betrachtet und den Gesamtzusammenhang außer acht lässt.

Im nächsten Blogbeitrag betrachten wir weitere typische „Sonstige betriebliche Erträge“.